 | ทำไมต้องเป็น e-document แบบ PDF? |
 ทำไมต้องเป็น e-document แบบ PDF?
ในโลกยุคดิจิทัล หลายสิ่งหลายอย่างได้ถูกแปรเปลี่ยนให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ จากหนังสือที่ถืออ่านกันอย่างคุ้นเคยในรูปกระดาษก็ได้กลายเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น สิ่งที่เราเคยเรียกว่า “book” “paper” “document” กลายเป็น “e-book” “e-paper” และ “e-document” โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่มีให้อ่านหรือ download กันผ่านเว็บนั้น ปัจจุบันพบว่านิยมจัดทำเป็นไฟล์แบบ PDF บนเว็บไซต์แทบทุกแห่งจะพบมีไอคอน PDF ที่เป็นสัญลักษณ์บ่งบอกให้รู้ว่าไฟล์นั้นต้องเปิดด้วย Adobe Reader ซึ่งเป็นโปรแกรมที่เราสามารถ download มาใช้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
PDF คืออะไร?
PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบของไฟล์ประเภทเอกสารที่พัฒนาขึ้นโดยบริษัท Adobe Systems Incorporated ให้เป็นเทคโนโลยีสำหรับการผลิตและเผยแพร่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถเปิดอ่านผ่านทางจอภาพและสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้
เราใช้ประโยชน์จากเอกสารแบบ PDF ในด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้
* การสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ PDF ได้กลายเป็นรูปแบบเอกสารที่มีบทบาทสำคัญที่ทำให้แนวคิดในเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ (paperless office) เข้าใกล้ความเป็นจริงมากขึ้น
* การแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้อื่น โปรแกรมประยุกต์ที่นิยมใช้กันปัจจุบันสามารถอ่านไฟล์ PDF ได้ ทำให้แลกเปลี่ยนเอกสารกันได้สะดวกยิ่งขึ้น
* การค้นหาและได้ข้อมูล การจัดทำดัชนีค้นหาของ PDF ทำให้สามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าไฟล์นั้นจะอยู่ที่ใด
* การใช้งานเอกสารแบบที่โต้ตอบได้ PDF รองรับการทำแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ โดยสนับสนุนการกรอกข้อมูล และนำข้อมูลไปจัดเก็บลงฐานข้อมูลได้
คุณสมบัติของเอกสารแบบ PDF
1.ใช้งานได้ในระบบคอมพิวเตอร์มาตรฐานทุก platform
2. สามารถสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์แบบใดก็ได้
3. มีขนาดเล็ก เนื่องจากรองรับเทคโนโลยีบีบอัดไฟล์หลายแบบ และมีหลักวิธีการจัดโครงสร้างของไฟล์ที่ชาญฉลาด
4.รองรับการเพิ่มองค์ประกอบข้อมูลในเอกสาร ทั้งแบบที่เป็น multimedia และเป็น hypertext เช่น bookmarks หรือ e-mail address หรือ เว็บเพจได้
5.เป็นไฟล์ที่ปลอดภัยจากไวรัสคอมพิวเตอร์
6.รองรับการกำหนดการป้องกันและคุ้มครองในเรื่องลิขสิทธิ์ของผลงาน โดยการสั่งป้องกันการสั่งพิมพ์ หรือ การบันทึกไฟล์นั้นได้
7. รองรับการกำหนดความปลอดภัยของเอกสารอย่าง
8. หลากหลาย เช่น การป้องกันการเปิดเอกสาร ผู้อ่านที่ระบุรหัสผ่านอย่างถูกต้องเท่านั้นจึงเปิดได้ การป้องกัน
9.การปรับหรือ แก้ไขเอกสาร การป้องกันการสั่งพิมพ์ เป็นต้น
10. มีการจัดทำดัชนีและเครื่องมือค้นหาที่ช่วยให้สามารถ
11.ค้นหาคำในเอกสารนั้น หรือ ในเอกสาร PDF ที่มีอยู่ในเครื่องที่ใช้งานอยู่ หรือ จากอินเทอร์เน็ตได้ง่าย
12. มีคำสั่ง Read Out Loud ซึ่งเป็นคำสั่งที่ให้โปรแกรมอ่านออกเสียงให้ฟังในกรณีที่เปิดแฟ้มภาษาอังกฤษขึ้นอ่าน
 |