ทักษะการสื่อสารเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องมีการวางแผน ไตร่ตรองให้ดีเสียก่อน จะสื่อสารอย่างไรให้มีพลัง จะทำอย่างไรให้พนักงานตั้งใจฟังและมีความเห็นคล้อยตามคุณ ทำอย่างไร จึงจะกระตุ้นพนักงานให้แสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร รวมทั้ง จะรับมืออย่างไรหากมี ข้อโต้แย้งเกิดขึ้น การฝึกฝนเทคนิคต่อไปนี้สามารถช่วยคุณได้

1. คิดก่อนพูด รู้ว่าคุณต้องการพูดอะไร พูดเพื่ออะไร และสิ่งที่พูดนั้นมีความสำคัญอย่างไร จะทำให้คุณพูดได้ตรงประเด็นและทำให้พนักงานจดจำสิ่งที่คุณพูดได้ดี ถ้าเป็นไปได้ควรให้พนักงานรับทราบหัวข้อที่คุณจะพูดก่อนล่วงหน้าเพื่อให้เขา สามารถโฟกัสในสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสารได้

2. หยุดพูดแล้วฟัง วิธีที่ดีที่สุดในการเป็นผู้สื่อสารที่ดีคือการเรียนรู้ที่จะเป็นผู้ฟังที่ ดีก่อน ขณะฟังความคิดเห็นของพนักงานไม่ควรพูดแทรก หรือเตรียมคิดว่าจะพูดอะไรต่อไป เพราะอาจทำให้คุณพลาดประเด็นสำคัญไปในช่วงที่คุณเผลอไปคิดเรื่องอื่นได้ การฟังอย่างตั้งใจยังแสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับอีกฝ่ายหนึ่งด้วย

3. ตั้งคำถาม การจะทราบว่าพนักงานต้องการอะไรควรเปิดโอกาสให้เขาได้พูดแสดงความคิดเห็น คำถามที่ดีควรเป็นคำถามปลายเปิดให้พนักงานได้แสดงความคิดและความรู้สึกออกมา จากนั้น ทบทวนสิ่งที่คุณได้ยินและถามพนักงานเพื่อยืนยันว่าคุณได้รับข้อมูลอย่างครบ ถ้วนและถูกต้อง

4. ควบคุมการใช้เสียง การใช้เสียงและน้ำเสียงสามารถสื่อสารให้พนักงานรับรู้ถึงความรู้สึกของคุณ ได้ ควรควบคุมการใช้เสียงและน้ำเสียงให้น่าฟัง น่าเคารพ หากคุณเริ่มรู้สึกว่าเริ่มมีอารมณ์เจือในน้ำเสียงให้รีบปรับเสียงให้เบาลง และนุ่มลงให้มากเท่าที่จะทำได้ เพื่อทำให้พนักงานรู้สึกคล้อยตามมากกว่าการใช้เสียงดัง เสียงแข็ง ซึ่งอาจทำให้เกิดการต่อต้านจากพนักงาน

5. สร้างความประทับใจด้วยภาษากาย เวลาที่คุณพูดควรยืนให้โดดเด่น วางท่าทางให้เหมาะสม และอย่าลืมสบตาผู้ฟังเป็นระยะ เพราะภาษากายที่สอดคล้องกับเนื้อหาที่พูดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ผู้ฟังได้มากกว่าคำพูดเสียอีก

6. หลีกเลี่ยงคำฟุ่มเฟือย การใช้คำฟุ่มเฟือยเวลาที่คิดคำพูดไม่ออก เช่น เอ่อ… อ่า…ในส่วนของ… มักทำให้ผู้ฟังเกิดความรำคาญ และการสื่อสารนั้นอาจไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร หากคุณกำลังนึกว่าคุณจะพูดอะไรต่อ สามารถหยุดนิดหนึ่งเพื่อคิดได้ ความเงียบจะทำให้อีกฝ่ายรอฟังอย่างตั้งใจว่าคุณจะพูดอะไรต่อไป ดีกว่าพูดอะไรออกมาอย่างไม่มีความหมาย

7. เตรียมรับมือกับข้อโต้แย้ง แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่พนักงานจะมีความเห็นคล้อยตามคุณทุกคน ไม่ว่าที่ไหนก็มักมีผู้ที่ไม่เห็นด้วยเสมอ อยู่ที่ว่าคุณมีวิธีรับมือกับคนเหล่านี้อย่างไร การรับมือไม่ใช่การพยายามโต้เถียง แต่เป็นการพยายามทำความเข้าใจกับมุมมองความคิดของเขาโดยที่คุณไม่จำเป็นต้อง เห็นด้วยกับเขาก็ได้

8. เปิดรับความคิดเห็นใหม่ ๆ อย่าคิดว่าคุณรู้ดีกว่าใครจนปิดกั้นความคิดเห็นที่มีประโยชน์จากพนักงานของ คุณ ต้องกล้าเปิดโอกาสให้ตัวคุณเองได้รับความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มเติม และนำมาประยุกต์ใช้ต่อยอดจากสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้ว เพื่อให้ได้สิ่งใหม่ที่ดียิ่งขึ้นและเป็นประโยชน์ยิ่งกว่าเดิม เมื่อได้ความรู้หรือไอเดียใหม่ ๆ มาแล้วอย่าลืมจดบันทึกเอาไว้ด้วย ไม่ใช่เพื่อช่วยจำเท่านั้น แต่ยังสามารถบอกได้ว่าคุณจะต้องทำอะไรต่อไปอีกด้วย

การสื่อสารกับพนักงานจำนวนมากไม่ใช่เรื่องยาก เพียงคุณหมั่นฝึกฝนตนเองเป็นประจำ การพูดของคุณก็จะน่าฟัง มีพลังเพิ่มขึ้น และประสบผลสำเร็จตามที่ตั้งใจในที่สุด

ที่มา : www.businessknowhow.com