 | การจัดลำดับความสำคัญของงาน (บริหารเวลาด้วย Eisenhower Box) |
|
การจัดลำดับความสำคัญของงาน (บริหารเวลาด้วย Eisenhower Box) ม.สมบูรณ์ สุขชัย หัวหน้างานเทคโนโลยีสารสนเทศ/งานระบบเครือข่ายและอินเทอร์เน็ต somboon@acn.ac.th ปัญหาที่เราพบในการทำงาน หรือแม้แต่ในชีวิตประจำวันนอกเวลาทำงานเองก็คือเรื่องการจัดลำดับความสำคัญ แม้เราจะรู้ตัวดีว่ามีหน้าที่ต้องทำอะไร มีรายการยาวเป็นหางว่าว รอให้สะสางอยู่แค่ไหน แต่เราก็ยังจัดการไม่ได้ว่าจะทำอะไรก่อนหรือหลังดี หรือไม่ก็ไม่สามารถบริหารเวลาที่มีได้ดีนัก การจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกจึงเป็นปัญหาใหญ่ที่ทำให้ชีวิตการทำงาน (และส่วนตัว) วุ่นวาย และทำให้เหนื่อยโดยไม่จำเป็น การจัดลำดับความสำคัญของงานนับเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน แต่ก็มีน้อยคนมากที่สามารถจัดงานได้อย่างมีประสิทธิผล อาจเนื่องด้วยปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้ไม่สามารถจัดลำดับงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของเราให้มากขึ้น มิเช่นนั้นเราก็จะดำเนินชีวิตไปอย่างไรประสิทธิผล Eisenhower Box มีที่มาจากแนวคิดของ Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดี ของประเทศ สหรัฐอเมริกา อาจจะเรียกว่า Eisenhower Method, Eisenhower Matrix เป็นวิธีการบริหารเวลาด้วยการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานง่าย ๆ มีวิธีการคือ ตั้งคำถามกับตัวเองว่า งานนั้นสำคัญหรือไม่ โดยเกณฑ์การให้ความสำคัญ ก็คือ งานหรือสิ่งที่เราจะต้องทำนั้น • ช่วยให้เรารักษาสถานะในการทำงานไว้ได้ หรือเข้าใกล้เป้าหมายในอนาคตได้ไหม • งานนั้นมีความเร่งด่วนหรือไม่ • หรือต้องทำตอนนี้เดี๋ยวนี้/จำเป็นต้องทำตอนนี้ เพราะงานต้องส่งไม้ต่อไปให้คนอื่นอีกทอดหรือเอาไว้ทำทีหลังได้ • วิธีการนำไปใช้งาน ใช้กระดาษเปล่า 1 ใบ เขียนตารางนี้ลงไปในกระดาษ แล้วเอารายการงานที่จะต้องทำมา แบ่งงานแต่ละอย่างในรายการลงในช่องทั้ง 4 ช่อง ตามความสำคัญและความเร่งด่วน • งานที่มีความสำคัญและเร่งด่วน เป็นงานประเภทที่ต้องทำทันที ต้องรีบทำก่อนเป็นงานประเภทที่ว่าถ้าเสร็จไม่ทันชีวิตจะตกอยู่ในหายนะ เช่น งานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง งานที่อาจจะเกิดวิกฤติที่ต้องรีบแก้ไข การเคลียร์งานในช่องนี้ให้เสร็จได้แต่ละงานนั้นกินพลังชีวิตไปมากเป็นไปได้อย่าพยายามให้มีงานที่เกิดในช่องนี้เยอะเกินไป นั่นเท่ากับว่าเราทำงานในแบบเชิงรับมากกว่าเชิงรุก ถ้ามีงานที่ตกอยู่ในช่องนี้เยอะ วิธีการที่นำมาจัดลำดับความสำคัญ ก็คือ Deadline ของงาน หรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากงานนั้น • งานที่สำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วน เป็นงานประเภทที่ต้องหาเวลาจัดการในภายหลัง ควรจะเป็นงานที่เราใช้เวลาด้วยมากที่สุด เช่น งานประเภทการวางแผน งานสร้างสรรค์ รวมถึงการสร้าง และรักษาความสัมพันธ์ต่างๆ ด้วย งานในช่องนี้จึงเป็นงานที่จะช่วยเราบรรลุเป้าหมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ถึงงานในช่องนี้เราจะเห็นว่ามันไม่เร่งด่วนก็จริง แต่พยายามกำหนดแผนและเวลาในการทำงานของงานที่อยู่ในหมวดนี้ไว้ด้วย ถ้าเผลอปล่อยทิ้งไว้เพราะคิดว่าเป็นงานไม่เร่งด่วนโดยไม่ทำอะไรกับมันสักทีมันอาจจะย้ายไปอยู่ในกลุ่มความสำคัญและเร่งด่วนได้ • งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เป็นงานประเภทที่ให้คนอื่นช่วยทำแทนได้ งานประเภทนี้จะเป็นงานประเภทที่ทำเสร็จไปก็ไม่ได้ทำให้เข้าใกล้เป้าหมายในการทำงานมากขึ้น แต่ก็มักเป็นงานที่เข้ามาแทรกบ่อยๆ ระหว่างวัน เช่น ประชุมย่อย โทรศัพท์จากลูกค้า เพื่อนร่วมงานโผล่เข้ามาขัดจังหวะ หรืออีเมลที่ต้องตอบรายละเอียดจุกจิกซ้ำไปซ้ำมา งานในช่องนี้ให้พิจารณาว่าเราสามารถฝากให้คนอื่นช่วยทำแทนได้หรือไม่ ถ้าฝากไม่ได้พยายามใช้เวลาเคลียร์เรื่องนี้ให้เร็วที่สุด • งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน งานที่ไม่ควรมีอยู่ หรือควรจะทำในเวลาว่าง งานที่ไม่ทำก็ไม่มีผลอะไร นอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้ว ยังอาจจะทำให้เราห่างไกลเป้าหมายในการทำงานออกไปอีก ถ้าเป็นเช่นนั้นแล้วเก็บสิ่งต่างๆ เหล่านี้ไว้ไปทำวันอื่น หรือเอาไปทำในเวลาว่างจะดีกว่า การนำไปปรับใช้จริงในช่วงแรกอาจจะยากในการแยกแยะสิ่งต่างๆ แต่ถ้าเราเข้าใจตัวเองดีและรู้ว่าเป้าหมายของตัวเองคืออะไร เราจะสามารถแยกแยะและจัดลำดับความสำคัญได้ดียิ่งขึ้น แหล่งอ้างอิง : 1. jobthai.com. 2559. วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและบริหารเวลาด้วย Eisenhower Box (Online). http://www.jobthai.com/reach/career-tips/วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและบริหารเวลาด้วย- eisenhower-box.html, สืบค้น เมื่อวันที่ 14 มกราคม 2559 2. ปกรณ์ วงศ์รัตนพิบูลย์. 2559. การจัดลำดับความสำคัญของงาน (Online). http://www.entraining.net/hdrzone_work.php, สืบค้น เมื่อวันที่ 14 มกราคม 2559 |